Antwort Co je to spisový znak? Weitere Antworten – Co je to spisový plán

K čemu spisový plán slouží Jedná se o seznam typů úředních dokumentů organizace, který reprezentuje, kdy jaký dokument má být archivován, nebo skartován při skartačním řízení.Skartační znak je písmeno určující poslední fázi životního cyklu dokumentu a dělí se na písmena „A“ – archivace, „V“ – výběr a „S“ – stoupa, nebo-li zničení.Spisový řád musí obsahovat podmínky podepisování včetně podmínek používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka a podmínky používání úředních razítek. Vedle základních ustanovení spisového řádu může být odkázáno např. na podpisový řád.

Co určují skartační znaky AVS ) : Vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu.

Co to je spisový a skartační rád

Spisovým znakem se rozumí označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Skartačním režimem se rozumí systém, který vymezuje dokumentům dobu jejich ukládání (skartační lhůtu) a určuje jejich skartační znak.

Jak probíhá skartační řízení : Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. Komunikace s příslušným archivem (předložení skartačního návrhu, zpětné vyjádření archivu, předání archiválií…) probíhá ve formě "papíru".

Postup při skartaci

Skartace písemností a datových nosičů probíhá způsobem zamezujícím zpětné získání informací dle platných bezpečnostních standardů a při manipulaci jsou prováděna veškerá opatření, která zamezují přístupu neoprávněným osobám. Vzniklý odpad je ekologicky využíván jako druhotná surovina.

Zatímco skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a je rozhodující pro posuzování dokumentu ve skartačním řízení, skartační lhůta stanovuje dobu, po kterou musí dokument být uložen ze správních, právních či zákonných důvodů ve spisovně (správním archivu).

Jak má vypadat podací razítko

Podací razítko. Jedná se o datumové razítko – datum je již obsaženo v těle razítka, základní otisk je kompletně v černé barvě, na přání je ale možno zhotovit i dvoubarevné (modrý text + červené datum – viz náhled). Pokud si přejete vlastní grafiku, stačí ji jen nahrát.Spisovna – Jedná se o místnost, ve které jsou uloženy dokumenty čekající na skartaci (případně na uložení do archivu). Prostory spisovny musí být řádně odvětrávány a musí zde být zachovaná stálá vlhkost a teplota. Vnitřní vybavení musí mít z nehořlavých materiálů.Nejprve archivujte, pak vyřazujte. Dle Zákona o archivnictví a spisové službě se skartací rozumí vyřazení nepotřebných dokumentů. A takto vyřazené dokumenty mohou být archivem určeny ke zničení, případně i k předání a trvalému uložení do archivu.

Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat

Typ dokumentu	Lhůta
stejnopisy evidenčních listů	3 roky
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví	5 let
účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy…)	5 let
účetní knihy	5 let

Co je skartační režim : Skartace (z italského scarto, vyřazení, též zmetek) označuje odstranění nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo z jednotlivých registratur původce ve smyslu jejich vyřazení.

Kdo musí mít spisový a skartační rád : Organizace veřejné správy jako obce a jejich úřady, ale také školy, či další příspěvkové organizace a instituce, jsou nuceny na základě zákona o archivnictví a spisové službě, k řádné správě těchto tzv. úředních dokumentů.

Jak archivovat dokumenty

Jak dokumenty archivovat

1. Pořadače: Základní výbavou pro archivaci jsou pořadače, do kterých můžete uložit dokumenty všech možných formátů (např.
2. Štítky na pořadače: K šanonům si vždy rovnou kupte také odpovídající štítky na pořadače, které vám umožní vše dobře označit a popsat.

(5) Podací razítko obsahuje vždy: a) název určeného původce, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů a e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost …Razítka se vyrábí v přístroji, kde dochází k osvícení speciální gumy s rozlišením 1200dpi. Takto osvícená hmota se vloží do razítkového strojku a dojde k prosáknutí inkoustu skrze hmotu, tímto se vytvoří otisk na papíře. Razítko se neotáčí uvnitř, ale pouze se otiskne přímo na papír.

Co patří do spisové služby : Výkon spisové služby

Zahrnuje řádný příjem, evidenci rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a jejich vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto procesů.