Antwort Co je erms? Weitere Antworten – Co je to typový spíš

Typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem typových spisů je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se procesů (například stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy) a má obdobný obsah nebo strukturu.Národní standard pro elektronické systémy spisové služby je jím definovaným rozsahem požadavků nutné považovat za základní specifikaci pro funkčnost elektronických systémů spisové služby, svým zpracováním však umožňuje rovněž jednotlivým uživatelům podle vlastních podmínek výkonu spisové služby, její organizace a …Referátník slouží pro vnitřní oběh dokumentů v MPSV. Samostatná evidence dokumentů je evidence dokumentů mimo systém elektronické spisové služby. Takovému typu dokumentů je přiděleno evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů.

Jak funguje elektronická spisová služba : Elektronická spisová služba je evidence spisů/dokumentů v elektronické podobě za pomocí aplikace elektronického systému spisové služby. Jedná se o spisovou službu vykonávanou namísto listinné evidence v softwarové aplikaci.

Co patří do spisové služby

Výkon spisové služby

Zahrnuje řádný příjem, evidenci rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a jejich vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto procesů.

Co jsou dokumenty které nepodléhají evidenci : Typickými neevidovanými dokumenty jsou evidence docházky, pokladní knihy, knihy jízd, technická dokumentace a přijaté dokumenty, které nemají úřední charakter, zejména došlé pozvánky, noviny a časopisy, věstníky, knihy, nabídkové a propagační tiskoviny. Všechny ostatní dokumenty evidenci podléhají.

Povinně musí vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále „eSSL“) zákonem stanovení veřejnoprávní původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město …

Spisová služba je evidenční nástroj pro řízení a správu úředních agend v organizaci. Do evidence se zapisují příchozí, odchozí a vlastní dokumenty a spisy úředních agend pracovišť a odpovědných pracovníků (tj. zpracovatelů), kteří dané případy úředních jednání postupně vyřizují.

Co znamená spisová služba

Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu (název spisové služby je odvozen od slova spis, tedy soubor dokumentů).Povinně musí vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále „eSSL“) zákonem stanovení veřejnoprávní původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město …Organizace veřejné správy jako obce a jejich úřady, ale také školy, či další příspěvkové organizace a instituce, jsou nuceny na základě zákona o archivnictví a spisové službě, k řádné správě těchto tzv. úředních dokumentů.

Spisovna – Jedná se o místnost, ve které jsou uloženy dokumenty čekající na skartaci (případně na uložení do archivu). Prostory spisovny musí být řádně odvětrávány a musí zde být zachovaná stálá vlhkost a teplota. Vnitřní vybavení musí mít z nehořlavých materiálů.

Co obsahuje spisový a skartační rád : Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisovým znakem se rozumí označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Jak probíhá skartace : Postup při skartaci

Skartace písemností a datových nosičů probíhá způsobem zamezujícím zpětné získání informací dle platných bezpečnostních standardů a při manipulaci jsou prováděna veškerá opatření, která zamezují přístupu neoprávněným osobám. Vzniklý odpad je ekologicky využíván jako druhotná surovina.

Co dělá spisovna

Spisovna slouží k uložení úředních dokumentů, které v ní čekají na skartační řízení po uplynutí skartační lhůty dokumentu a následné předání do archivu při úkonu archivace, nebo na zničení při skartaci.

Všechny dokumenty se musí skartovat podle skartačního řádu, což je vnitřní předpis jakékoliv společnosti vydaný původcem dokumentů stanovující výkon spisové služby. Když se to řekne jednoduše: skartační řád určuje, kdo v podniku má na starosti skartaci, a jak se má správně provádět.Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat

Typ dokumentu	Lhůta
stejnopisy evidenčních listů	3 roky
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví	5 let
účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy…)	5 let
účetní knihy	5 let

Jak určit skartační lhůtu : Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.